Le festival a besoin de bénévoles motivé.e.s pour aider à son organisation tout au long de l’année.
L’orga’ actuelle est composée de 9 pôles, aux missions distinctes mais souvent complémentaires. Dans un monde idéal, chaque pôle serait piloté par deux personnes, et tous les pilotes échangeraient régulièrement sur l’avancée de leurs travaux, leurs besoins, leurs urgences etc.
Cependant, depuis plusieurs années, l’orga’ du festival repose sur beaucoup moins d’épaules que ce que l’on espèrerait. Au point que certains pôles n’ont à ce jour aucun pilote. Sans mettre en péril la bonne tenue du festival, ce déficit en forces vives contraint parfois le comité d’orga’ à revoir ses ambitions à la baisse.
Alors dans l’espoir que la lecture de ces lignes vous a ému et vous interroge sur le rôle que vous pourriez jouer pour faire grandir Orléans Joue, vous trouverez ci-dessous le descriptif des missions de tous les pôles tels que définis actuellement. Et si certaines missions vous tentent, faites le nous savoir via le formulaire contact.
Milles merci par avance !
Pôle restauration
Principales missions :
- Gestion des approvisionnements en nourriture, boissons, matériels
- Tarification des produits vendus
- Installation de la buvette
- Gestion du service et de l’encaissement
Pôle bénévoles
Principales missions :
- Validation des inscriptions (qui se font via une application sur le web)
- Planification des bénévoles sur les tâches nécessaires pour la tenue du festival
- Mise en place des moyens d’accueil lors de la manifestation
- Communication entre l’organisation et les bénévoles
Pôle exposants
Principales missions :
- Relation avec les boutiques pour les faire venir sur le festival
- Relation avec les éditeurs pour les faire venir sur le festival (dont prospection)
- Tarification des tables et emplacements
- Suivi des paiements des inscriptions
Pôle logistique
Principales missions :
- Gestion des flux de matériel avant, pendant et après le festival
- Contact avec les prestataires non sollicités par d’autres commissions. Entre autre : service de sécurité, W.C., aide logistique de la mairie
Pôle communication
Principales missions :
- Créér ou suivre la création des visuels de com’
- Communication à destination du public sur le site d’OJ et ses réseaux sociaux
- Relais de com’ auprès de la presse (Rép du Centre …), la Mairie (magazines), etc …
- Mise en place d’actions de communication IRL (affichage, distribution de flyers …)
Pôle protozone
Principales missions :
- Relation avec les auteurs pour assister au festival
- Sélection des prototypes qui seront présentés par le festival
- Préparation de fiches types pour présenter chaque prototype/auteur
- Gestion du concours proto, y compris remise du prix pour le vainqueur et son accompagnement
Pôle nocturne / bar à jeux
Principales missions :
- Coordination des actions des assos pour la bonne tenue de la nocturne et du bar à jeux
- Inventaire des jeux en début et fin de chaque journée du festival
Pôle animation / évènementiel
Principales missions :
- Trouver un lieu pour l’accueil de l’évènement bénévole
- Organisation de la Garden
- Mise en place d’animations destinées à divertir les personnes présentes
- Si besoin, et en collaboration avec le pôle restauration ou logistique : gestion de l’approvisionnement en nourriture et boisson pour ces évènements.
Pôle informatique
Principales missions :
- Administration des applications informatiques actuelles (site web, drive …)
- Améliorer nos applications actuelles ou en développer de nouvelles
Bonus : des chercheurs et chercheuses en mécénat
Mission : prospecter des aides matérielles (prêt de locaux, etc.) et des financements (subventions, sponsors et mécènes) à partir d’idées d’autres bénévoles ou proposés par ses soins.
Le festival est à la recherche de façons d’économiser de l’argent dans son organisation pour maintenir les bonnes conditions d’accueil du public et aussi des professionnel.le.s et des bénévoles. Cette mission concerne à la fois, la recherche de financements ou d’aides matérielles directes.
Effectuer les demandes de subventions auprès des services publics (mairie, département, région, etc.) prend du temps que n’a pas l’équipe organisatrice actuellement par manque de bénévoles.
Pour la recherche de sponsors, il s’agit de solliciter et de rencontrer des entreprises pour leur proposer des partenariats ou des dons matériels.
Par exemple :
- une entreprise de location de camion peut nous en prêter un pour le festival en échange du logo de l’entreprise sur l’affiche
- une entreprise peut nous offrir la location annuelle du box où est stocké le matériel du festival
- une entreprise peut nous offrir les tee-shirts floqués OJ nécessaires aux bénévoles dont on a besoin chaque année en échange de la présence de leur logo sur la manche, etc.
Profil : connaître, aimer, promouvoir le festival et savoir un peu négocier.
Disponibilité : entre janvier et août, avec un rythme aléatoire, en fonction des rendez-vous (téléphoniques ou présentiels)