Le festival a lieu au Campo Santo d’Orléans. Rue Fernand Rabier.
Les horaires d’ouverture au public sont :
- Vendredi de 18h30 à 23h00 (soirée « pré-ouverture », gratuite. Les éditeurs n’ont pas obligation à y participer mais sont les bienvenus)
- Samedi de 10h00 à 20h00
- Dimanche de 10h00 à 18h00
Inscription
L’inscription se fait uniquement sur l’application lappli.orleans-joue.fr. L’organisateur décide seul d’accepter ou non une inscription. Un éditeur dont l’inscription est refusée ne pourra se prévaloir du fait que son inscription a été sollicitée par l’organisateur, ni provoquer comme preuve de son admission la correspondance échangée entre lui et l’organisateur, ni de la publication de son nom sur une liste quelconque.
L’inscription ne sera effective qu’après :
- Une confirmation aura été envoyée par mail à l’éditeur.
- Le versement de la somme convenue ci-après aura été réalisé
Tarifs
| 1 table animée par l’éditeur | 80 € |
| 1 table animée par Orléans Joue (1 animateur pour 2 tables) | 150 € |
| Option vente | 100 € |
| 1 table gratuite à partir de 3 tables achetées non cumulable (cf. ci-dessous) | 0 € |
| Nbre de tables achetées | Nbre de tables mises à disposition de l’éditeur |
| 3 | 4 |
| 4 | 5 |
| 5 | 6 |
| 6 | 7 |
Paiement – remboursement
Le paiement doit intervenir au plus tard 1 mois avant le début du festival, par virement sur le compte de l’association Orléans Joue (le RIB sera fourni avec la facture) ou par chèque à l’ordre de « Orléans Joue » à envoyer à l’adresse communiquée sur le site d’inscription.
En cas de retard de paiement, une majoration de 10% sera appliquée aux tarifs visés ci-dessus.
Si l’éditeur annule son inscription, il sera remboursé selon les modalités suivantes :
| Date de l’annulation | Taux de remboursement |
| + de 31 jours av. le festival | 100% |
| Entre 15 jours et 30 jours av. le festival | 50% |
| A partir de 14j av. le festival | 0% |
Attribution des emplacements – installation
L’organisateur établit seul le plan du festival et attribue les emplacements. L’organisateur fera ses meilleurs efforts pour tenir compte des souhaits exprimés par les éditeurs. Les éditeurs peuvent s’installer le vendredi du festival entre 16h et 18h15 (rappel : nocturne à partir de 18h30 le vendredi) et le samedi matin du festival entre 8h et 9h45.
Il est formellement interdit à un éditeur de placer des tables et des chaises, des mange debout ou des surfaces de jeux supplémentaires hors celles prévues et d’empiéter pour quelque cause que ce soit, hors des surfaces concédées.
Les éléments décoratifs, nappes, kakemono… sont autorisés dans la mesure où ils ne gênent ni les éditeurs voisins, ni la circulation.
Vente
La vente de produits est interdite sur le stand à moins d’avoir réglé l’option vente. En cas de constat de vente sur le festival, l’éditeur sera immédiatement facturé de 2 fois le montant de l’option de vente, soit 200€.
Le site d’inscription permet aussi à l’éditeur de préciser quels seront les jeux qu’il proposera. Ainsi, par ce même site, les boutiques ont accès aux références pour pouvoir effectuer les commandes en amont du festival. L’organisation incite vivement à remplir ces informations qui peuvent par ailleurs être utilisée à des fins de communication sur les réseaux sociaux / site du festival.
En revanche, l’éditeur reste seul maître de sa relation commerciale avec les boutiques. L’organisateur ne pourra être tenu responsable en cas de non présence de ses jeux dans les boutiques partenaires.
Repas
Chaque animateur aura le droit à 1 sandwich et 3 verres de boisson par jour de présence. Une file dédiée sera mise en place afin de diminuer le temps d’attente.
Seuls les animateurs inscrits sur l’application bénéficieront de ces ticket repas.
Garden party du samedi soir
Une tradition d’Orléans Joue est sa « garden party » du samedi soir : le public n’est plus là et tous les exposants et bénévoles qui le souhaitent partagent un repas : apéritif, « vrai » plat (= pas sandwich 🙂 ), dessert, boissons. Puis, tout le monde peut échanger, jouer… en mode détente. C’est un moment généralement très apprécié de tous.
Une photo est faite avec tout le monde juste après la fermeture au public.
Sécurité et gardiennage
En dehors des heures d’ouverture au public, un service de gardiennage est assuré du vendredi soir au samedi matin et du samedi soir au dimanche matin.
Pendant les heures d’ouverture au public, un service de sécurité est prévu à l’entrée du festival. L’organisateur ne pourra être tenu responsable en cas de vol ou destruction des biens de l’éditeur.
Dans le cas où l’éditeur souhaite s’installer (ou déposer ses affaires) le vendredi, merci d’en informer l’équipe d’organisation : un gardien dédié à la surveillance du matériel est prévu le vendredi pendant que le public a accès au site.
Fin du festival – désinstallation
A la fin du festival, les éditeurs pourront S’ILS LE SOUHAITENT donner des jeux à l’organisateur afin de doter les associations ludiques adhérentes, effectuer des concours…
Il est attendu que les éditeurs restent jusqu’à la fin du festival, soit 18h le dimanche et regroupent le matériel : tables pliées, chaises empilées.
Annulation du festival
L’organisateur ne peut être tenu pour responsable en cas de force majeure (événement à caractère insurmontable et irrésistible, résultant d’un fait extérieur à la maitrise de l’organisateur et/ou de l’éditeur, lequel consiste en un événement ou une série d’événements de nature climatique, pandémique, bactériologique, militaire, politique ou diplomatique). En ce cas, l’organisateur se réserve le droit d’annuler le festival sans qu’aucune indemnité ni remboursement de quelque nature que ce soit ne soit due à l’éditeur. A partir du lundi précédant le festival à 8H00. Avant cette date, l’éditeur sera remboursé intégralement.
Si une annulation de la part d’Orléans Joue survenait pour un motif autre que celui ci-dessus l’éditeur sera remboursé intégralement.